Schluss mit der Zettelwirtschaft in der Pfarrei
PfarrPilot digitalisiert den kompletten Weg der Arbeitszeit kirchlicher Beschäftigter – vom Einstempeln im Pfarrbüro über die Genehmigung durch die Verwaltungsleitung bis zur geprüften, auszahlungsreifen Mehrarbeit. Revisionssicher, DSGVO-konform und ohne einen einzigen Papierbeleg.
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Das Problem, das PfarrPilot löst
Kirchengemeinden beschäftigen viele Menschen in kleinen Teilzeit-Anstellungen: Pfarrsekretärinnen, Küster, Organistinnen, Chorleiter, Reinigungskräfte, Hausmeister.
Heute: Papier und Excel
Arbeitszeiten werden auf Zetteln oder in Tabellen erfasst, per Hauspost oder E-Mail weitergereicht und in der Verwaltung manuell abgetippt – fehleranfällig, langsam und ohne verlässliche Nachweise nach Arbeitszeitgesetz.
Niemand hat den Überblick
Wer hat noch nicht abgegeben? Wie viel Resturlaub ist offen? Stimmt die Mehrarbeit? Antworten kosten Telefonate und Suchen in E-Mail-Ketten – jeden Monat aufs Neue.
Mit PfarrPilot: ein Prozess
Ein durchgehender digitaler Ablauf, in dem jede Rolle genau das sieht und tut, was sie braucht – und jeder Schritt mit Zeitstempel und Klarnamen nachvollziehbar dokumentiert ist.
Alles, was der Monatsabschluss braucht
Sechs Bereiche, die ineinandergreifen – statt sechs Insellösungen.
Stempeluhr mit Gesetzes-Ampel
Ein- und Ausstempeln im Browser oder per NFC-Chip am Terminal im Pfarrbüro – auch offline. Die Compliance-Prüfung schlägt bei Ruhezeiten, Höchstarbeitszeiten und Pausenpflichten automatisch an.
Urlaub & Überstunden
Online beantragen, per Klick genehmigen. Urlaubskonto mit Anspruch, Übertrag und Verfalls-Erinnerung; Überstundenkonto aus Soll und Ist – für alle jederzeit einsehbar.
Monatsformular mit Unterschrift
Für Organistinnen, Chorleiter und Küster: Dienste, Gottesdienste und Kilometer erfassen, digital unterschreiben, einreichen – und den eingereichten Stand jederzeit als PDF zurückbekommen.
Mehrarbeit bis zur Auszahlung
Einreichen, prüfen, rückfragen, freigeben – jeder Schritt im System, mit lückenlosem Verlauf. Rückfragen landen genau dort, wo sie beantwortet werden, statt in Telefonnotizen.
Verträge zentral gepflegt
Beschäftigungsumfänge pflegt die zuständige Verwaltung zentral über alle Pfarreien – mit Pflicht-Begründung und Änderungsprotokoll. Die Pfarrei sieht sie lesend.
Rund ums Gemeindeleben
Liedplan mit Gotteslob-Vorschlägen und PDF-Export, Gottesdienstplan, Fahrtkosten-Formular automatisch ausgefüllt, internes Postfach und Dokumenten-Ablage für Papier-Scans.
Der Weg einer Arbeitsstunde
Vom Stempeln bis zur Abrechnung – ein Ablauf, fünf Stationen, kein Medienbruch.
- 1. ErfassenStempeln, NFC-Chip oder Monatsformular – je nach Tätigkeit
- 2. EinreichenDigital unterschrieben an die Verwaltungsleitung
- 3. PrüfenVollständigkeit, Arbeitszeitgesetz-Ampel, Nacherfassung
- 4. WeiterleitenEinzeln oder der ganze Monat – per Klick an die Verwaltung
- 5. FreigebenRückfragen mit Verlauf, Freigabe, Übergabe an die Abrechnung
Für jede Rolle ein Gewinn
Jede Sicht zeigt genau das, was diese Rolle braucht.
Pfarrei & Verwaltungsleitung
- Monatsabschluss in Minuten statt Tagen
- Fehlende Aufzeichnungen zeigt das System von selbst an
- Arbeitszeitgesetz-Prüfung statt Prinzip Hoffnung
- Urlaub, Überstunden und Mehrarbeit an einem Ort
Rentamt & Bistum
- Vorgänge kommen vollständig und einheitlich an
- Rückfragen mit Gedächtnis – jede Klärung im System
- Zentrale Vertragspflege über alle Pfarreien
- Jede weitere Pfarrei ist Konfiguration, kein Projekt
Mitarbeitende
- Erfassen am Handy oder PC, auch ohne Netz
- Resturlaub und Überstunden jederzeit sichtbar
- Anträge mit Statusverfolgung statt Warten auf die Hauspost
- Die eigene Einreichung jederzeit als PDF
Gebaut mit Limburg – gemacht für jedes Bistum
Der Weg Verwaltungsleitung → Rentamt → Zahlstelle ist der Referenz-Workflow des Bistums Limburg, mit dem PfarrPilot im echten Betrieb gereift ist. Die Plattform darunter ist bewusst neutral gebaut.
Heute schon konfigurierbar
- Tätigkeitskatalog und Formulartypen je Pfarrei
- Rollen und Rechte je Pfarrei
- Regeln für Zeitgutschriften und Pausen
- E-Mail-Benachrichtigungen
Kundenspezifisch angepasst
- Prüf- und Genehmigungskette mit mehr oder weniger Instanzen
- Begriffe und Formulare nach Hausstandard
- Exportformate für Ihr Abrechnungssystem
- Eigenes Branding
Warum das sicher geht
Der Workflow ist als Statusmaschine mit Rollenmodell umgesetzt – neue Stufen oder Bezeichnungen sind Erweiterungen, keine Umbauten. Versionierte Migrationen und über 2.100 automatisierte Tests sorgen dafür, dass Anpassungen für ein Bistum die anderen nicht berühren.
PfarrPilot für Ihre Pfarrei kennenlernen
Sie möchten sehen, wie der Monatsabschluss ohne Papier aussieht, oder wissen, wie sich PfarrPilot an die Abläufe Ihres Bistums anpassen lässt? Schreiben Sie uns – wir zeigen es Ihnen.